Die Transco-Gruppe hat zum 1. Mai 2024 ein neues Transportmanagement-System (TMS) des Anbieters Translogica mit Sitz in Kempten und Innsbruck in Betrieb genommen. Die Investition in das neue Speditionssystem versteht Transco als Digitalisierungsschub für das Unternehmen. Auf Basis der neuen Software sollen die Prozesse vereinfacht und vereinheitlicht werden. Transco erwartet zudem eine Steigerung der Transparenz und der Wirtschaftlichkeit. Für die Kunden soll die Investition in das neue Speditionssystem zu spürbaren Qualitätsverbesserungen führen. Dem Wechsel der Speditionssoftware ging eine knapp anderthalbjährige Entscheidungs- und Vorbereitungsphase voraus, in der sich Transco von der Konstanzer Digitalisierungsberatung Bamero begleiten ließ.
Mit dem TMS löst Transco ein Altsystem ab, das nicht mehr in der Lage war, die steigenden Anforderungen in der Spedition und die Unternehmensgröße von Transco abzubilden. Auch spielten Belange der Datensicherheit bei der Entscheidung für die neue Software eine Rolle. Transco wählte für das Setup des Systems ein hybrides Modell, bei dem Applikationen und Komponenten grenzüberschreitend zusammenarbeiten, z. B. zwischen Cloud und On-Premises-Umgebung. „Wenn das Transportmanagement-System wackelt oder gar ganz ausfällt, ist eine Spedition nicht mehr arbeitsfähig“, erklärt Heiko Stihl, Global Head of Projects & Innovations bei Transco. „Mit unserem verteilten Ansatz erreichen wir ein Optimum an Performance, Flexibilität und Datensicherheit für unsere Kunden und für uns.“
Go Live in mehreren Stufen
Eingesetzt wird das TMS seit Anfang Mai 2024 am operativen Hauptsitz von Transco in Singen, in den Niederlassungen Gottmadingen und Reichenau sowie in den Zollabteilungen an der deutsch-schweizerischen Grenze und bei der Tochtergesellschaft Almundus in Weil am Rhein. Die übrigen Niederlassungen und Tochtergesellschaften werden schnellstmöglich nachziehen.
Zum Start nutzt Transco die speditionellen Module zur Auftragsabwicklung einschließlich Disposition, Abrechnung und Kundenservice. Das in das TMS von Translogica integrierte Dokumentenmanagement Dotiga wird das bisherige Dokumentensystem bei Transco ablösen, sobald alle Niederlassungen auf das neue System umgestellt sind. Die Schaffung einer Schnittstelle zur Zollsoftware Dakosy ist noch für 2024 in Planung. Zukünftig will Transco das TMS auch im Fuhrparkmanagement nutzen und hat bereits Module für das Datentracking der Fahrzeuge, für die Überwachung von Serviceintervallen und für die Werkstattverwaltung geordert.
Beim Rollout setzt Transco auf eine agile Projektstruktur und Aufgabenteilung. 66 Personen sind im Unternehmen an der Einführung beteiligt. Einzelne wurden als Power User und Key User etabliert. Die Power User unterstützen als Wissensträger auch den Rollout in den Niederlassungen.
Mehr Transparenz bei den Daten bedeutet mehr Wirtschaftlichkeit
Die Einführung des neuen TMS verbindet Transco mit hohen Erwartungen. „Mit Translogica können wir uns sehr gut aufstellen. Die Umstellung bedeutet einen echten Digitalisierungsschub für Transco“, betont Heiko Stihl. „Unsere Prozesse werden schlanker, wir können einige Arbeitsschritte weiter automatisieren und werden mehr Transparenz schaffen, um unsere Daten besser auswerten zu können als bisher. Das verbessert in Summe unsere Wirtschaftlichkeit.“ Zudem sei durch den großen Nutzerkreis sichergestellt, dass die Speditionssoftware weiterentwickelt wird und in zukünftigen Software-Releases die sich verändernden Anforderungen berücksichtigt werden.
Automatisierte Angebote selbst bei komplexen Kundentarifen
Bereits wenige Wochen nach der Softwareumstellung zeigen sich in der Zusammenarbeit mit Kunden bereits konkrete Verbesserungen. „Wir können in der Software nun auch komplexe kundenspezifische Tarife hinterlegen und daraus automatisiert Angebote erzeugen“, freut sich Mike Bührer, Global Head of Sales & Marketing bei Transco. „In der Spedition ist der Faktor Zeit entscheidend. Das gilt auch für die Zeit von der Kundenanfrage bis zum fertigen Angebot.“ Eine hohe Zeitersparnis für die Kunden wird sich Bührer zufolge künftig aus dem neuen Onlineportal ergeben, in dem Aufträge einfach erfasst und Sendungen verfolgt werden können.
Im operativen Betrieb zeigen sich im ersten Monat ebenfalls erste Verbesserungen. So berichtet Marko Mustapic, Head of Branch bei Transco in Singen, von Erleichterungen bei der Disposition: „Unsere Mitarbeitenden sind sofort darüber im Bilde, welches Fahrzeug welche Kapazitäten noch frei hat. Wir verbessern damit die Auslastung und leisten auf diese Weise einen Beitrag zur Vermeidung von Treibhausgasemissionen.“
Neue Software als Startpunkt für dauerhaften Optimierungsprozess
Das neue TMS nimmt Transco zudem zum Anlass, einen dauerhaften Optimierungsprozess in Gang zu setzen. Dazu werden Transco und Translogica gemeinsam an der permanenten Weiterentwicklung des Softwaresystems arbeiten. Ziel dabei ist, das Optimierungspotenzial des Softwaresystems auszuschöpfen. Um ein Aufblähen der IT-Anwendungen zu vermeiden, sollen Softwareanpassungen nur in unvermeidlichen Fällen erfolgen. „Die Software gibt ideale Prozesse vor“, urteilt Innovationsmanager Heiko Stihl. „Deshalb passen wir unsere Prozesse der Software an und nicht umgekehrt.“
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